Semplificazione

La trasformazione digitale

La trasformazione digitale un’occasione fondamentale per rendere più efficienti i processi e restituire tempo alle attività importanti: ricerca, didattica e terza missione

La trasformazione digitale dei processi e delle procedure all’interno della pubblica amministrazione è solo nelle prime fasi della sua reale applicazione. Proprio per questa ragione e per evitare che tale trasformazione sia interpretata e applicata in modo errato è necessario porre molta attenzione fin dagli inizi alla sua implementazione. Fin da subito è necessario dare una definizione chiara di ciò che è e ciò che non deve essere un processo di trasformazione digitale. La trasformazione digitale dei processi non è la traduzione nel digitale di ciò che si fa nel modo tradizionale. Anzi spesso questo modo di interpretare la digitalizzazione porta con sé molta fatica implementativa, pochi o nulli vantaggi, maggiori tempi di esecuzione, complicazione nelle procedure e avversione alla digitalizzazione.

Trasformare digitalmente un processo vuol dire ripensarlo completamente ridefinirlo e riportarlo alla dimensione propria della digitalizzazione.

Voglio illustrare solo un esempio con riferimento all’uso della posta elettronica che è diventata ormai più una sofferenza che un vero servizio. Nel caso del nostro Ateneo la posta elettronica viene eccessivamente utilizzata per le comunicazioni interne al punto tale che ormai alcune comunicazioni vengono considerate alla stregua di spam.

Nel 2017 sono state inviate e ricevute nel mondo 269 miliardi di e-mail ogni giorno, con un dipendente medio che riceveva circa 122 e-mail al giorno. Di queste e-mail, solo il 38% riguardava effettivamente qualcosa di importante. Secondo il McKinsey Global Institute, il dipendente medio trascorre 13 ore a settimana leggendo e rispondendo alle e-mail. È circa un terzo della normale settimana lavorativa! E considerando che vale la pena aprire solo il 38% di queste e-mail, è abbastanza facile capire dove stia il problema. Il nostro Ateneo da poco ha adottato la piattaforma di Google Workspace con Gmail, ma non è sufficientemente adottata nelle sue molteplici potenzialità in quanto nessuno si premura di fare formazione vera su questo tipo di applicazione. Adottare una piattaforma che possa essere utilizzata anche al posto delle comunicazioni interne che intasano la posta elettronica e ci fanno perdere almeno mezz’ora al giorno che potrebbe essere impegnata per scopi ben più importanti è solo un esempio di che cosa voglia dire interpretare in modo corretto il processo di trasformazione digitale.

Azioni

  1. Dar vita ad un laboratorio di trasformazione digitale, costituito da utenti e tecnici sia dell’amministrazione centrale sia dei dipartimenti che abbia lo scopo di sviluppare nuovi processi digitali per la gestione amministrativa e documentale dell’Ateneo. Tale laboratorio dovrebbe avere lo scopo di progettare, provare e prototipare i processi digitali prima di una loro implementazione

Un'altra prassi fondamentale e necessaria nell’applicare  la digitalizzazione dei processi è quello di adottare un metodo che viene comunemente definito “customer development” ovvero uno sviluppo che nasce dalle esigenze di chi quel servizio, quel processo lo conosce bene perché lo ha usato molte volte e ne conosce pregi e difetti.

Spesso questo non avviene e si preferisce far calare le procedure dall’alto con le ovvie conseguenze di una minore fruibilità, di una complicazione nel suo uso e infine nell’allontanamento dell’utente dall’uso della stessa procedura.

Abbiamo la fortuna di poter chiedere a chi ha molta esperienza in molteplici settori per definire procedure e processi semplici e attuabili e soprattutto trasformabili in veloci e dirette procedure digitali, potenzialmente usabili anche da mobile, ma non sfruttiamo queste opportunità. Infine, è noto che le giovani generazioni conoscono molto meglio delle generazioni che lavorano da più tempo nel nostro Ateneo le tecnologie e il loro uso. È necessario adottare una sorta di apprendistato inverso e affiancare nelle diverse funzioni un giovane alle figure più mature per fare in modo che l’uso della tecnologia diventi facile per tutti.

È quindi necessario e urgente mettere mano, quasi partendo da zero, ai processi di trasformazione digitale del nostro Ateneo per creare piattaforme in grado di dare un supporto vero alla vita lavorativa di tutti i giorni. È fondamentale che tali procedure oltre a dare supporto ai servizi amministrativi e burocratici diventino sempre di più un supporto alle attività didattiche (magari mettendo mano anche alle piattaforme che oggi vengono utilizzate e che forse andrebbero riviste in un’ottica di disponibilità tecnologiche diverse rispetto a quanto si poteva fare solo dieci anni fa), alle attività di ricerca e alle attività di terza missione.